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Documentos comerciales

Los documentos comerciales son comprobantes que emiten los distintos actores económicos como constancia de haber realizado una operación. En la mayoría de los casos, la emisión de estos comprobantes es obligatoria.

Los documentos comerciales tienen varias funciones entre las cuales podemos mencionar:

  • Son elementos de prueba de las operaciones realizadas
  • Se utilizan para la contabilización
  • Sirven como elemento de control

A continuación se expone una lista de los documentos comerciales más utilizados.

Factura

La factura es uno de los documentos comerciales más importantes. Se emite al realizar de una compraventa de bienes o de servicios siendo un documento obligatorio y probatorio de la operación.

En la factura se detallan las mercaderías vendidas o los servicios contratados, las cantidades, los precios unitarios, los subtotales, los descuentos (en caso de existir), el precio total, los impuestos tales como el IVA y la forma de pago. Además también se incluye información de contacto e información fiscal de la parte vendedora.

Ticket

Es similar a una factura, ya que cumple la misma función, pero es más pequeño y abreviado. Se suele utilizar para ventas de artículos de pequeños montos como por ejemplo en los supermercados.

Al igual que la factura, indica las cantidades de los artículos vendidos, los precios unitarios, la fecha de la venta, etc.

Nota de débito

Es un documento entregado por un comerciante o empresa a un cliente en forma posterior a la factura, con el objetivo de notificarle un aumento en su deuda (un aumento en el importe facturado) que puede ocurrir por diferentes motivos como por ejemplo el cobro de intereses o comisiones, errores en la facturación (si se facturó de menos), el cobro de fletes y acarreos, etc.

Nota de crédito

Es un documento que un comerciante o empresa entrega a un cliente también en forma posterior a la factura. La nota de crédito tiene el objetivo de otorgarle un crédito económico al comprador.

Los motivos pueden ser de distinto tipo, como por ejemplo bonificaciones posteriores a la venta, devolución de mercadería, errores en la facturación (si se facturó de más), etc.

Es decir que mientras la nota de débito aumenta la deuda, la nota de crédito la disminuye (u otorga un crédito al comprador).

Recibo

Un recibo es un comprobante que se entrega (o se firma) al recibir un pago. No se limita solamente a las actividades de compraventa sino también a las locaciones, al pago de sueldos, al cobro de comisiones, etc.

El recibo le sirve a quien paga como prueba de haber realizado ese pago.

Remito

Un remito es un documento comercial que tiene como objetivo dejar constancia del envío o del transporte de mercaderías. Normalmente lo emite un vendedor al remitir (enviar) mercaderías, siendo firmado por el cliente y devuelto al vendedor. De esta manera, el vendedor guarda una constancia de la recepción de las mercaderías por parte del cliente.

Normalmente es emitido por duplicado o incluso por triplicado. En este último caso una copia es para el cliente, una copia es para el vendedor y otra es para el transportista.

Es normal que en el remito no se indique el precio, ya que el objetivo del remito es certificar la recepción y el transporte de la mercadería y no otros temas relativos al precio, a los impuestos, etc.

Sin embargo el remito sí es utilizado a la hora de hacer la facturación a un cliente (para comprobar qué es lo que se envió y el cliente recibió) o a la hora de hacer un pago a un proveedor (para comprobar que lo que se nos facturó y estamos pagando es también lo que recibimos).

Orden de compra

Una orden de compra o nota de pedido es una solicitud que un comprador hace a un proveedor indicando las cantidades de mercadería que solicita y los detalles de entrega.

En cierta forma, una orden de compra autoriza al vendedor a remitir y luego a facturar las mercaderías.

Pagaré

Es un documento mediante el cual una persona se compromete a realizar un pago a otra (deuda documentada).

Boleta de depósito

Es un documento que emite un banco como constancia de haber recibido un depósito de dinero para acreditarlo en la cuenta de su titular. Si debemos hacerle un pago a alguien depositando dinero en su cuenta bancaria (o incluso depositar dinero en una cuenta propia), el banco nos dará como comprobante esta boleta.

En algunos casos, la boleta viene en blanco para ser completada por la persona que deposita el dinero (indicando valor, destinatario, número de cuenta, etc.) y el banco la sella y la devuelve al depositante.


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